O tym jak teoria spotyka się z praktyką postępowań sprzeciowych w UPRP.
Papier i e-skrzynki – czyli gdzie jesteśmy w 2025 roku
Nowe technologie miały usprawnić nasze życie. Miało być szybciej, przejrzyściej, bez papieru. Tymczasem w praktyce postępowania sprzeciwowego przed Urzędem Patentowym RP odnosimy czasem wrażenie, że żyjemy w dwóch równoległych rzeczywistościach: cyfrowej i… kopertowej.
Z jednej strony – składamy sprzeciw elektronicznie, logując się przez PUEUP lub ePUAP. Wysyłka potwierdzona, system działa, pismo trafia do urzędu. Z drugiej – wysyłamy papierowy odpis do strony przeciwnej „na wszelki wypadek”. I to często nic nie daje. Bo po miesiącu otrzymujemy z UPRP wezwanie… do przesłania odpisu. Tego samego, który od tygodni znajduje się już w aktach sprawy.
Chyba coś nie działa.
W nowej erze e-doręczeń miało być wygodnie i przejrzyście. Ale zanim naprawdę tak się stanie – warto przyjrzeć się, jak wygląda rzeczywistość.
Jak to ma działać? – wersja oficjalna
Od 1 stycznia 2025 r. Urząd Patentowy RP wdrożył nowy system doręczeń, oparty na ustawie o doręczeniach elektronicznych z 2020 r. Brzmi nowocześnie – i w założeniu faktycznie tak jest. Do dyspozycji mamy trzy podstawowe kanały:
- PURDE – publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (adres z BAE),
- PUH – hybrydowe doręczenie: Urząd drukuje dokument i wysyła papierowo,
- PUEUP – system teleinformatyczny UPRP, działający po wyrażeniu zgody.
Jeśli pełnomocnik złożył zgodę na korespondencję przez PUEUP – Urząd powinien korzystać z tego kanału. Jeśli nie, ale adres znajduje się w BAE – wysyłka idzie przez PURDE. Gdy te kanały są niedostępne – Urząd sięga po PUH, czyli drukuje i wysyła pismo papierowo. W ostateczności – wracamy do klasycznej korespondencji papierowej.
Do końca 2025 r. możliwe jest także korzystanie z ePUAP – w ramach okresu przejściowego. Ale to już margines systemu.
W teorii – wszystko działa. W praktyce? Cóż… czytaj dalej.
📎 Oficjalna informacja na stronie UPRP
Jak to naprawdę wygląda? – praktyka dnia codziennego
Scenariuszy jest wiele, ale dwa z nich przeżywamy regularnie. Opowiem krótko o każdym:
Scenariusz 1 – Sprzeciw elektroniczny, odpis papierowy, ale to za mało.
Składasz sprzeciw przez PUEUP. Wszystko się zgadza: data wpływu, potwierdzenie, sygnatura. Od razu drukujesz i wysyłasz papierowy odpis dla drugiej strony. Całościowo, w myśl “raz a dobrze”, aby nie wracać niepotrzebne do tematu.
Działa? Niestety nie zawsze. Po miesiącu UPRP wysyła Ci wezwanie o… przesłanie odpisu sprzeciwu – który już tam jest, podpisany, wysłany, od tygodni w aktach. Druga strona nadal nie dostała pisma, postępowanie się przeciąga, a kilka osób – z UPRP, kancelarii i po stronie klienta – musi „obrabiać” zbędne wezwania.
Scenariusz 2 – Odpowiedź na sprzeciw, który był złożony elektronicznie wysłana także elektronicznie – przez PUEUP
Druga strona złożyła sprzeciw elektronicznie – i nawet Ty otrzymałeś go elektronicznie przez PUEUP. Więc wysyłasz odpowiedź tą samą drogą. Idealnie byłoby, gdyby UPRP po prostu kliknął „przekaż dalej” i pismo dotarło do adresata.
Ale… dostajesz wezwanie do przesłania odpisu. I znowu czytasz, sprawdzasz, drukujesz, odpowiadasz i znowu wysyłasz.
Scenariuszy możliwych jest oczywiście więcej, także takich gdy wszystko działa, ale tych niemile zaskakujących niestety też.
Tam gdzie teoria spotyka sie z praktyką – kilka refleksji
System elektroniczny istnieje (cudownie:)!) – ale nadal wymaga manualnych działań. Brakuje dobrej automatyzacji, workflow, zwykłego „przekaż dalej”.
Eksperci w UPRP tworzą wezwania, pełnomocnicy na nie odpowiadają, drukują odpisy, angażują ludzi, wysyłają korespondencję.
A koszty?
Ponoszą je klienci – przedsiębiorcy, dla których przecież ten system ma działać. Każda zbędna czynność to czas i pieniądze.
Dla mnie najgorszy jest jednak bezsens. Tak szczerze – to jedna z tych rzeczy, które mnie najbardziej irytują.
Brak tu jakieś spójności: Skoro od 1 stycznia 2025 przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (m.in. rzecznicy, radcowie, adwokaci) mają obowiązek posługiwania się e-doręczeniami, to dlaczego z jednej strony UPRP przy braku zgody na PUEUP w aktach sprawy przeszedł z papierowego doręczania na e-doręczanie np. przypomnień o terminach przedłużenia praw ochonnych, natomiast w postępowaniach spornych zamiast przekazać dokumenty złożone elektronicznie za pośrednictwem e-doręczeń wzywa o papierowe odpisy?
Niespójność przepisów, praktyki – może warto to zmienić?
Papier i e-skrzynki – A Wy gdzie jesteście?
Jakie były Wasze scenariusze? Czy spotkaliście się z podobnymi problemami w doręczeniach? Dajcie znać – może wspólnie nazwiemy „e-proceduralne absurdy” i podpowiemy, co można byłoby zmienić.
Autorzy: Anna Cybulka, Uladzimir Cybulka
👉 Na zakończenie sprawdź mój ostatni wpis: Wiosna w Stuttgarcie: żółty kolor, kultowy design i marka, która zmieniła historię
